Nurul Aini: Pengendalian Mutu Proyek

Pengendalian Mutu Proyek

Dalam rekayasa dan manufaktur, pengendalian mutu atau pengendalian kualitas melibatkan pengembangan sistem untuk memastikan bahwa produk dan jasa dirancang dan diproduksi untuk memenuhi atau melampaui persyaratan dari pelanggan maupun produsen sendiri. Sistem-sistem ini sering dikembangkan bersama dengan disiplin bisnis atau rekayasa lainnya dengan menggunakan pendekatan lintas fungsional. ISO 9001:2008 dan TQM (Total Quality Management) adalah contoh standar dan pendekatan yang digunakan untuk pengendalian mutu. Secara umum, terdapat 4 hal penting dalam pengendalian mutu proyek, antara lain sebagai berikut:

1. Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah salah satu cara yang ditawarkan untuk maksud pengelolaan suatu proyek, yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk proyek.

Manajemen proyek adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan tersebut dapat tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh sebab itu manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan begitu saja, karena tanpa manajemen suatu proyek, konstruksi akan sulit berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas.

Manajemen proyek meliputi proses perencanaan ( planning ) kegiatan, pengaturan ( organizing ),pelaksanaan dan pengendalian ( controlling ). Proses perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal dengan proses manajemen.

Perencanaan (planning) adalah peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut. Bentuk dari perencanaan dapat berupa: perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal).

Pengaturan (organizing) bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap ini menjadi sangat penting karena jika terjadi ketidaktepatan pengaturan dan pengelompokan kegiatan, bisa berakibat langsung terhadap tujuan proyek.

Pengendalian (controlling) adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kerja, dan langkah perbaikan bila diperlukan.

Tujuan dari proses manajemen adalah untuk mengusahakan agar semua rangkaian kegiatan tersebut :

· Tepat waktu, dalam hal ini tidak terjadi keterlambatan penyelesaian suatu proyek

· Biaya yang sesuai, maksudnya agar tidak ada biaya tambahan dari perencanaan biaya yang telah dianggarkan

· Kualitas yang sesuai dengan persyaratan

· Proses kegiatan dapat berjalan dengan lancar

Proses perencanaan ( planning ) proyek dapat dikelompokkan menjadi dua tahap, yaitu yang pertama planning dalam garis manajemen konsultan dan yang kedua dalam garis manajemen kontraktor.

Perencanaan yang ditangani oleh konsultan mencakup perencanaan fisik struktur secara terperinci sampai pada perencanaan anggaran biaya dan durasi pekerjaan.

Perencanaan yang ditangani oleh kontraktor mencakup perencanaan metode kontraktor, rencana anggaran dalam pelaksanaan dan perencanaan administrasi lapangan maupun perusahaan.

Metode manajemen proyek yang digunakan oleh pelaksana proyek (kontraktor) baik manajemen pelaksana, manajemen pengawasan, serta manajemen dari organisasi pemilik proyek pada umumnya adalah sama yaitu dengan berpatokan pada laporan-laporan tertulis yang disesuaikan dengan keadaan nyata dilapangan. Laporan-laporan tertulis tersebut bisa berupa laporan harian, laporan mingguan dan lain-lain.

Sebuah proyek dapat didefenisikan sebagai suatu usaha dalam jangka waktu yang ditentukan dengan sasaran yang jelas yaitu mencapai hasil yang telah dirumuskan pada waktu awal pembangunan proyek akan dimulai.

Bertitik tolak dari pemikiran ini, maka maksud dan tujuan manajemen proyek adalah usaha kegiatan untuk meraih sasaran yang telah didefenisikan dan ditentukan dengan jelas seeffisien dan seefektif mungkin. Dalam rangka meraih sasaran yang telah disepakati, diperlukan sumber-sumber daya (resources) termasuk sumber daya manusia yang merupakan kunci segalanya.

Sasaran utama dalam manajemen proyek dapat dikategorikan sebagai berikut:

pengembangan dan penyelesaian sebuah proyek dalam budget yang telah ditentukan, jangka waktu yang telah ditetapkan dan kualitas bangunan proyek sesuai dengan spesifikasi teknik yang telah dirumuskan,
bagi kontraktor yang bonafide yaitu untuk mengembangkan reputasi akan kualitas pekerjaannya (workmanship) serta mempertahankannya,
menciptakan organisasi di kantor pusat maupun di lapangan yang menjamin beroperasinya pekerjaan proyek secara kelompok (team work),
menciptakan iklim kerja yang mendukung baik dari segi sarana,kondisi kerja, keselamatan kerja dan komunikasi timbal balik yang terbuka antara atasan dan bawahan,
menjaga keselarasan hubungan antara sesamanya sehingga orang yang bekerja akan didorong untuk memberikan yang terbaik dari kemampuan dan keahlian mereka.

2. Manajemen Biaya

Pengelolaan biaya meliputi segala kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan dan pemakaian dana proyek, mulai dari proses memperkirakan jumlah keperluan dana, mencari dan memilih sumber dan macam pembiayaan, perencanaan serta pengendalian alokasi pemakaian biaya sampai pada akuntansi dan administrasi pinjaman keuangan.

Perencanaan Sumber Daya Proyek

Perencanaan sumber daya proyek meliputi pengidentifikasian jenis dan kuantitas sumber daya (manpower, peralatan, dan material) yang diperlukan guna melaksanakan pekerjaan sesuai dengan lingkup proyek.

Perkiraan Biaya Proyek

Kuantitas dan jenis sumber daya diidentifikasi dilanjutkan dengan estimasi keperluan biaya guna pengadaan sumber daya bersangkutan yang dinyatakan dalam satuan uang, misaknya rupiah. Mengadakan perkiraan biaya termasuk mengkaji atau menjadi alternative terbaik dari segi biaya. Output dari proses ini adalah dokumen yang berisi perkiraan biaya proyek beserta penjelasanyang diperlukan.

Penyusunan Anggaran Proyek

Penyusunan anggaran proyek berarti memerinci alokasi biaya untuk masing-masing kegiatan, yang diintegrasikan dengan jadwal penggunaannya. Anggaran ini nantinya akan menjadi tolak ukur pengendalian kinerja kegiatan yang bersangkutan.output dari proses ini adalah dokumen anggaran biaya proyek serta rencana penarikannya.

Pengendalian Biaya Proyek

Proses pengendalian biaya termasuk memantau dan mencatat apakah penggunaan biaya telah sesuai dengan perencanaan. Bila tidak sesuai, dicari sebabnya dan dievaluasi dampak yang mungkin terjadi serta diadakan koreksi. Output dari proses ini adalah change order dan revisi anggaran.

Teknik dan Metode

Dikenal banyak teknik dan metode pengelolaan biaya, diantaranya yang terpenting adalah sebagai berikut:

· Mengkaji catatan masa lalu (data historis)

· Menggunakan data bank, catalog, dan indeks harga

· Metode parametris, metode lang, dan rumus Hirsch & Glazier

· Quantity take-off dan harga satuan

· Varians dan metode earned value

· Cost and schedule control system criteria

· Rekayasa nilai

3. Pengelolaan Waktu atau Jadwal

Waktu atau jadwal merupakan salah satu sasaran utama proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan berbagai bentuk kerugian, misalnya penambahan biaya, kehilangan kesempatan produk memasuki pasran, dan lain-lain. Pengelolaan waktu memiliki tujuan uatama agar proyek diselesaikan sesuai atau lebih cepat dari rencanadengan memperhatikan batasan biaya, mutu dan lingkup proyek.

Identifikasi Kegiatan Proyek

Proses pengelolaan waktu diawali dengan mengidentifikasi kegiatan proyek agar komponen lingkup proye WBS atau deliverables yang telah ditentukan dapat terlaksana sesuai dengan jadwal. Output dari proses ini adalah daftar kegiatan dan WBS.

Penyusunan Urutan Kegiatan Proyek

Setelah diuraikan menjadi komponen-komponennya, lingkup proyek disusun kembali menjadi urutan kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan. Output dari proses ini adalah jaringan kerja proyek.

Perkiraan Kurun Waktu Proyek

Setelah terbentuk jaringan kerja, masing-masing komponen kegiatan diberikan prkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan. Output proses ini adalah jaringan kerja yang telah memiliki kurun waktu dan perkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.

Penyusunan Jadwal Proyek

Jaringan kerja yang masng-masing komponen kegiatannya telah diberi kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisis dan dihitung kurun waktu penyelesaian proyek dan milestone yang merupakan titik penting dari sudut jadwal proyek. Output dari proses ini adalah jadwal induk, milestone dan jadwal pekerjaan di lapangan.

Pengendalian Waktu dan Jadwal Proyek

Pengendalian waktu meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan dan pengkoreksian agar “progress” pekerjaan proyek sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Output dari proses ini adalah revisi jadwal induk, milestone dan jadwal pekerjaan lapangan.

Teknik dan Metode

Teknik dan metode yang berkaitan dengan pengelolaan waktu atau jadwal adalah sebagai berikut:

· Bagan balok dan jaringan kerja (CPM, PERT, PDM) untuk menyusun jadwal dan menganalisis waktu penyelesaian proyek

· Data bank dan historical record untuk memperkirakan kurun waktu komponen kegiatan

· Resource leveling untuk meratakan penggunaan sumber daya

· Cost and schedule trede off untuk mencari jadwal yang ekonomis

· Simulasi, misalnya analisis Monte Carlo

· Fast tracking

Salah satu teknik spesifik untuk pengendalian mutu proyek adalah mengelola Float atau Slack pada jaringan kerja, serta konsep cadangan waktu (time reserved) yang diperkenalkan oleh D. H. Bush (1991)

4. Pengelolaan Mutu/Kualitas

Pengelolaan mutu meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar hasil proyek memenuhi persyaratan, criteria dan spesifikasi yang telah ditentukan. Agar suatu produk atau servis hasil proyek memenuhi syarat penggunaan, diperlukan suatu proses yang panjang dan kompleks, mulai dari mengkaji syarat yang dikehendaki oleh pemilik proyek atau pemesan produk, menyusun program mutu, dan akhirnya merencanakan dan mengendalikan asoek mutu pada tahap implementasi atau produksi.

Program Pengelolaan Mutu

Program pengelolaan mutu menitikberatkan perencanaan sistematik suatu kegiatan ang bertujuan memberikan keyakinan (confidence) bahwa proyek akan dapat memenuhi standar mutu yang ditentukan. Program ini antara lain meliputi identifikasi kriteria dan spesifikasi yang akan dipakai proyek, kemudian mengkaji relevansinya dengan standar yang telah dibakukan (established) dan membuat perencanaan perihal kebijakan kualitas dan mereview organisasi yang akan menanganinya. Output dari proses ini adalah dokumen policy kualitas, organisasi pelaksanaan, dan rencana kerja.

Quality Assurance (QA)

Quality Assurance meliputi semua kegiatan dalam quality system yang bertujuan memberikan kepercayaan kepada semua pihak yang berkepentingan bahwa semua tindakan yagn diperlukan untuk mencapai standar mut pryek telah dilaksanakan dengan berhasil.

Quality Control

Quality control meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan pemantauan dan pengkajian hasil proyek (baik hasil antara atau final) untuk menentukan apakah telah memenuhi persyaratan yang ditentukan, kemudian mengidentifikasi cara untuk menghilangkan sebab terjadinya penyimpangan. Output dari proses ini adalah perbaikan (bila terjadi penyimpangan) dan keputusan persetujuan atau acceptance (bila sesuai dengan spesifikasi)

Teknik dan Metode

Teknik dan metode yang penting dalam pengelolaan mutu adalah sebagai berikut:

· Destruction test

· Inspeksi dan uji coba kemampuan kinerja (performance test)

· Control chart

· Pareto diagram

· Metode sampling